Dass Copilot auch in Microsoft Teams auftaucht, ist keine Überraschung. Die Kommunikationsplattform gehört mittlerweile zu den erfolgreichsten Software-Entwicklungen der vergangenen Jahre. Zudem kann der KI-Assistent hier ebenfalls bei vielen Aufgaben sinnvoll unterstützen.
In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Microsoft Copilot in Teams integriert ist und Dir im Alltag zur Seite steht, zu, Beispiel beim Durchsuchen von Chats, während einer Videokonferenz und beim Protokollieren einer Online-Besprechung.
Ich setze hier voraus, dass Du eine gültige Lizenz für Copilot hast und mit den Grundfunktionen von Microsoft Teams vertraut bist.
Copilot im Menü von Microsoft Teams
Vielleicht hast Du den KI-Assistenten schon links im Menü entdeckt. Das Symbol für den Chatbot erschien bei mir direkt ganz oben als eigener Eintrag.
Du kannnst Copilot aber auch innerhalb der Leiste nach unten verschieben. Solltest Du den Eintrag hier nicht vorfinden, kannst Du ihn eigenständig hinzufügen und anpinnen.
- Klicke auf die drei Punkte in der Menüleiste.
- Wähle Copilot in der Liste aus.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wähle Pin aus.
Ab jetzt hast Du den Chatbot in Teams jederzeit griffbereit zur Verfügung – ähnlich wie Du es von den Office-Programmen in Microsoft 365 kennst. Zusätzlich solltest Du Copilot auch unter Chat finden.
Eingebetteter KI-Chat für verschiedene Aufgaben
Wie in Teams oft üblich, ist auch Copilot in die Benutzeroberfläche der Software eingebettet. Unter dem Logo auf der Seite siehst Du ein paar Beispiele dafür, worum Du den KI-Assistenten hier bitten kannst.
Für Deine Prompts nutzt Du dann natürlich das Eingabefeld ganz unten. Du kannst Dir hier zum Beispiel bisherige Chats und Unterhaltungen in den Kanälen zusammenfassen lassen.
Formuliere Deine Frage oder Aufgabe dabei wie immer in natürlicher Sprache – so als würdest ein Team-Mitglied oder das Sekretariat darum bitten.
Dabei kannst Du auch auf verschiedene Elemente in Microsoft 365 verweisen, zum Beispiel auf Personen, Dateien, Besprechungen und sogar E-Mails innerhalb des Benutzerkontos. Diese Auswahl öffnet sich, wenn Du im Eingabefeld einen Schrägstrich eingibst.
Sobald Du auf Deine Eingabeaufforderung absendest, durchforstet die KI alle Inhalte in Teams. Wenige Sekunden später baut sich die von Copilot generierte Antwort auf dem Bildschirm auf.
Auch hier verrät der Chatbot, auf welcher Grundlage das Ergebnis entstanden ist. Schau Dir dazu die Verweise links unten an.
Rechts im Programmfenster werden außerdem alle Chatverläufe angezeigt. Dort kannst Du bisherige Antworten von Microsoft Copilot nochmal aufrufen.
Microsoft Copilot für Online-Besprechungen
Oft genutzt und richtig hilfreich ist die Möglichkeit, den KI-Assistenten für Online-Meetings, also Videokonferenzen einzusetzen.
Vor der Videokonferenz
Schauen wir uns zunächst die Vorbereitung der Besprechung an. Copilot kann Dir zum Beispiel eine sinnvolle Tagesordnung entwerfen, Tipps für die Gesprächsführung geben oder eine Einladung zur Konferenz vorbereiten.
Während der Videokonferenz
Du kannst Copilot auch während der laufenden Sitzung aktivieren, zum Beispiel um die bisherige Diskussion zu rekapitulieren und noch zu klärende Fragen zu sammeln. Starte die Videokonferenz wie üblich und klicke dann oben im Menü auf das Copilot-Symbol.
Du siehst es auf dem obigen Screenshot: Microsoft Teams bittet Dich um die Erlaubnis, die Transkription zu starten. Dank Spracherkennung kann die KI dann im Hintergrund die gehörten Gesprächsbeiträge analysieren, in Text umwandeln und auswerten.
Stelle Deine Fragen zur laufenden Videokonferenz nun in der Seitenleiste. Das ist auch hilfreich, wenn Du später dazustößt oder etwas nicht verstanden ist.
Hinweise zur Transkription für Copilot
- Du solltest die Teilnehmenden aus rechtlichen Gründen darüber informieren, dass Du ein Transkript von der Besprechung generieren lässt.
- In den Besprechungsoptionen kannst Du einstellen, dass die Sitzung Ohne Transkription läuft. Die Formulierung ist aber missverständlich: Teams erstellt nämlich trotzdem ein Transkript – wenn auch nur vorübergehend, sodass Copilot durchaus Fragen zum laufenden Meeting beantworten kann. Nach der Videokonferenz wird das temporäre Transkript dann aber endgültig gelöscht.
Nach der Videokonferenz
Dank Copilot muss niemand mehr dazu verdonnert werden, während der Konferenz mitzuschreiben und ein Protokoll der Besprechung zu erstellen. Auch darum kümmert sich die KI in Microsoft Teams für Dich. Voraussetzung dafür ist natürlich eine Aufzeichnung der Videokonferenz mit Transkript.
Öffne den Termin im Anschluss an die Online-Besprechung und wechsle zum Reiter Zusammenfassung. Dort kannst Du Dir die Aufzeichnung als Video anschauen.
- Auf der rechten Seite erscheint ein Button mit der Beschriftung KI-Notizen. Dort kannst Du die von der KI generierten Besprechungsnotizen nachlesen.
- Schau Dir darunter auch die Folgeaufgaben an. Copilot erstellt nach Möglichkeit eine To-Do-Liste, die sich aus der transkribierten Online-Besprechung ergibt.
- Außerdem kannst Du Copilot hier wieder in der Seitenleiste von Teams öffnen. Stelle dem Chatbot bei Bedarf weitere Fragen zum Inhalt der abgehaltenen Online-Besprechung.
Du brauchst sicher nicht viel Fantasie, um Dir vorzustelle, wie viel Arbeitszeit Dir die Integration der KI in Microsoft Teams sparen kann. Beachte aber bitte wie immer, dass die Ergebnisse von Copilot selten perfekt sind und auch Fehler enthalten können. Ein Besprechungsprotokoll solltest Du also immer nochmal prüfen, bevor Du es versendest, archivierst oder anderweitig verwendest.
Wie Dich der KI-Assistent in weiteren Apps und Programmen unterstützt, erfährst Du in meinem Videokurs „Copilot für Einsteiger“. Darin zeige ich Dir, welche Arbeitsschritte die Entwickler*innen von Microsoft noch vereinfachen wollen.
