Keine Frage, wenn du gut organisiert bist, kannst du dich beruflich besser und effizienter positionieren. Auch im Privatleben profitierst du von einem guten Selbstmanagement. Doch was steckt hinter diesem Begriff?
Selbstmanagement wird oft mit Zeitmanagement gleichgesetzt. Doch das ist so nicht richtig. Sicher gehört dazu, auch gut mit seiner Zeit umzugehen. Aber um wirklich gut organisiert zu sein, braucht es ein paar Dinge mehr.
Selbstmanagement – was bedeutet das?
In der gängigen Definition damit ist die Fähigkeit des einzelnen gemeint, seine persönliche oder berufliche Entwicklung selbst in die Hand zu nehmen. Wer diese Fähigkeit beherrscht, ist in der Lage, sich selbst realisierbare Ziele zu setzen. Er erkennt, was seine Aufgaben sind und kann sie als Ziele ausformulieren.
Der „Selbstmanager“ kann Prioritäten setzen und wichtige von unwichtigen Dingen unterscheiden bzw. den Grad ihrer Wichtigkeit bestimmen. Er kann sich selbst kontrollieren und weiß, wann er konsequent handeln muss.
Weiter gehört zu einem guten Selbstmanagement ein konkreter Plan, mit dem ein Vorhaben auch erreicht werden kann. Hier geht der Selbstmanager strategisch vor und benutzt die effizientesten Methoden zur Zielerreichung.
Dabei schafft er es, sich kontinuierlich selbst zu motivieren und ist auch bereit, ständig Neues dazuzulernen. So lauten die theoretischen Grundlagen für ein gutes Selbstmanagement. Das hört sich gut an. Doch wie geht das in der Praxis?
Verschiedene Methoden im Selbstmanagement
Es gibt verschiedene Methoden, die dich bei der Realisierung der oben genannten Grundlagen unterstützen können. Nicht jede Methode ist für jeden geeignet. Du kannst dir ein paar Passende auswählen und ausprobieren. Vielleicht findest du die Methode, die dich am besten unterstützt.
Gut für konzentriertes Arbeiten mit motivierenden Zwischenpausen ist die Pomodoro-Methode. Sie ist eigentlich für ein gutes Zeitmanagement gedacht. Bei dieser Methode arbeitest du intensiv und ohne dich ablenken zu lassen für einen selbstgewählten Zeitraum. Dieser kann zwischen 15 – 25 Minuten betragen. Du stellst deinen Timer auf diese Zeit ein und machst danach eine kleine Pause. Wenn du etwas Übung in der Methode hast, kannst du vorher festlegen, wie viele „Pomodoros“ du für eine Aufgabe brauchst.
Wenn du dir unsicher bist, welche Dinge du vorrangig behandeln solltest, kann du die Eisenhower-Methode versuchen. Sie teilt Aufgaben ein in wichtig/eilig und wichtig, aber nicht eilig. Diese Aufgaben erledigst du selbst; die eiligen zuerst, für die anderen setzt du dir einen festen Termin. Die nächste Kategorie heißt nicht wichtig, aber eilig; diese Aufgaben kannst du an andere delegieren. In die letzte Kategorie fallen die unwichtigen und nicht-eiligen Aufgaben. Diese kannst du getrost eliminieren.
Nach einem ähnlichen Prinzip funktioniert die ABC-Methode. Sie ist nur etwas einfacher und unterteilt in wichtig, weniger wichtig und kaum wichtig. Mit diesen Methoden kannst du deinen Arbeitsalltag gut strukturieren. Aber etwas Entscheidendes fehlt noch. Bevor du deinen Arbeitstag organisierst, brauchst du klare Ziele. Damit gibst du deinem Tag, deinem Leben überhaupt, eine wesentliche Orientierung.
Selbstmanagement beginnt mit der Zielsetzung
Wer Ziele hat, – so heißt es – ist glücklicher, zufriedener und ausgeglichener. Er achtet mehr auf seine Gesundheit und ist weniger anfällig für Stress. Doch wie kannst du dir Ziele richtig setzen und auch davon profitieren?
Auch hier gibt es einige Anregungen, damit die Ziele wirklich den gewünschten Erfolg einbringen. Die wichtigste Regel ist die SMART-Regel. Die Anfangsbuchstaben geben jeweils ein bestimmtes Attribut für deine Ziele wieder, allerdings auf Englisch.
Ins Deutsche übertragen bedeutet das, dass Ziele zum einen realistisch, also auch erreichbar sein sollen. Zum anderen müssen sie terminiert sein. Das heißt, dass du vorher festlegst, wann du dieses Ziel auch erreicht haben willst.
Außerdem musst du so genau wie möglich auf dich zugeschnitten formulieren und dabei auch darauf achten, dass das Ziel dich motiviert. Am Schluss brauchst du etwas, mit dem du dein Ziel messen kannst, damit du weißt, dass du es auch erreicht hast.
Getting Thinks Done – Die GTD-Methode
Eine interessante Methode, sich selbst zu organisieren, geht auf den Bestsellerautor David Allen* zurück. Der Trick dabei ist, alles zu Erledigende aufzuschreiben. So kannst du sicher sein, dass nichts vergessen wird und dein Kopf frei bleibt.
In einem ersten Schritt werden alle Termine oder Aufgaben in einem Ordnungssystem gesammelt. Das kann ein digitales oder analoges System sein.
Dabei wird in drei Kategorien eingeteilt. Die erste Kategorie sagt aus, um welche Aufgabe es sich handelt. In der zweiten werden die Schritte notiert, die aktuell unternommen werden können. Die dritte Kategorie befasst sich mit dem nächsten Schritt.
Dabei gilt, dass nur Termine im Kalender festgehalten werden. Aufgaben und „nächste Schritte“ werden als Projekte in Teilaufgaben zerlegt und erledigt. Die entstandenen, sehr umfangreichen Listen müssen regelmäßig gesichtet werden.
Wer alle Aufgaben schriftlich fixiert hat, kann sich auch ohne Stress an die zu erledigende Arbeit machen. Bei der Entscheidung, was als nächstes getan werden muss, gelten vier weitere Kriterien: Dabei geht es um den Kontext, die zur Verfügung stehende Zeit, die verfügbaren Kapazitäten und natürlich um die Priorität der Aufgabe.
Diese Methode soll die Produktivität erhöhen und Freiraum schaffen für die Dinge, die dem Einzelnen am Herzen liegen.
So kannst du dich ständig selbst motivieren
Ein wichtiger Faktor für ein gutes Selbstmanagement ist die Eigenmotivation. Ohne Motivation nutzen auch die besten Methoden nichts. Auch hier gibt es Vorschläge, wie man es schafft, sich immer wieder seinen Aufgaben zuzuwenden und sie mit neuem Schwung zu meistern.
Wenn sich Langeweile und Lustlosigkeit einschleichen, können bereits kleine Abweichungen von der alltäglichen Routine neuen Auftrieb geben. Du könntest zum Beispiel die Reihenfolge deiner Aufgaben verändern oder deine Herangehensweise ein wenig modifizieren. Während du noch über kleine Veränderungen nachdenkst, hat sich vielleicht schon neuer Schwung eingestellt.
Mach dir auch während der Arbeit öfter deine Ziele bewusst. Schließlich verrichtest du nicht ohne Grund die Arbeit, die du tust. So wird dir auch wieder der größere Zusammenhang bewusst, in dem deine Tätigkeit steht.
Wenn dich das alles im Moment nicht weiterbringt, dann ruf dir deine Erfolge ins Gedächtnis. Hier könntest du sogar noch mehr tun und ein tägliches Erfolgstagebuch führen. Wenn dann wirklich mal alles schiefläuft, hilft dir so ein Buch garantiert aus dem Tief.
Ein paar Tipps zum Schluss für eine besseres Selbstmanagement
Vielleicht machst du viele Dinge schon intuitiv richtig und bist ganz zufrieden damit, wie du Privat- und Berufsleben organisierst. Oder gibt es ein paar Stellen, bei denen du das Gefühl hast, nicht weiterzukommen. Vielleicht stolperst du immer wieder über denselben Fehler. Probiere einfach verschiedene Methoden zur Veränderung aus und finde heraus, welche am besten zu dir passt.
Wichtig ist, dass du nie die Motivation verlierst und auch immer bereit bist, Neues dazuzulernen. Gerne kannst du dich auch auf den Seiten von ciaochef.de umsehen. Hier findest du noch weitere Tipps für dein Vorankommen im Beruf.
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