Lohnabrechnung an externe Dienstleister zu übergeben, hat verschieden Gründe und ist unabhängig von der Betriebsgröße. Kleinere Betriebe können sich mehr um ihr Kerngeschäft kümmern, größere Betriebe vertrauen darauf, immer die aktuellsten gesetzlichen Änderung für Abrechnung nutzen zu können.

Lohnabrechnung gehört zu den administrativen Tätigkeiten

Die Komplexität der administrativen Tätigkeiten als unterschätztes Risiko im Betrieb
Administrative Tätigkeiten lassen sich auch durch die zunehmende Digitalisierung nicht eliminieren.

Zumindest ein großer Teil bleibt im Betrieb als Tätigkeit bestehen und muss organisiert bzw. strukturiert werden. Gerade bei sensiblen Bereichen bleibt aber die Überlegung, ob man nicht Sparpotenziale übersehen hat. Immer häufiger sind es aber ein überbordender Bürokratieaufwand, der Unternehmen zu hohen Kosten treibt. Das ist vor allem im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung für die beschäftigten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Betrieb zu beobachten. Interessant ist in diesem Zusammenhang, dass in den letzten Jahren die Regulierung zugenommen hat. Immer öfter müssen jene von der EU erlassenen Richtlinien in nationales Recht gegossen werden. Umsetzen müssen die Richtlinien die nationalen Parlamente und bei der administrativen Bewältigung sind die Unternehmen gefragt.

Wenn man sich genauer ansieht, wo sich diese Hürden verselbstständigt haben, dann ist nun einmal der Lohn-, Gehalts- und Buchhaltungsaufwand im Betrieb betroffen.

Es liegt daher auch die Überlegung nahe, dass man diesen Bereich an spezialisierte Dienstleister auslagert und damit freie Ressourcen für den Kernbetrieb schaffen kann. Die Vorteile des Outsourcings liegen aber weit über der zusätzlichen Schaffung von Ressourcen. Wir wollen uns im nächsten Kapitel den Vorteilen der Nutzung eines solchen externen Dienstleisters näher ansehen. Gerade in diesem Zusammenhang lassen sich die Vorteile sehr klar erkennen, weil sich ebenso bestimmte Besonderheiten bemerkbar machen. Es ist auch das Spezifikum der zunehmenden Gesetzeslast, die von den Unternehmen für Lohn- und Gehaltsabrechnungsagenden umzusetzen sind. Diesen Bereich wollen wir daher gesondert nach den Vorteilen hin abwägen.

Vorteile des Outsourcings von Lohnabrechnung für den Betrieb

Beim Outsourcing der Lohnabrechnung können Betriebe sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, denn Lohnbuchhaltung ist mehr als nur Gehalt. Der wichtigste Vorteil liegt eigentlich darin, dass eine Last wegfällt. Mit dem Wegfallen einer Last kann auch die Verantwortung an eine andere Person übertragen werden. Es sprechen aber noch viele weitere Gründe dafür, dass man die Lohnabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister überträgt. Jedes Unternehmen, welches Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beschäftigt, muss sich um die Lohnabrechnung kümmern. Diese wird aufgrund der weiter oben ausgeführten Gründe immer komplexer. Mit zunehmendem Geschäftserfolg mag es vielleicht leichter fallen, auch eine eigene Lohnabrechnungsabteilung zu führen. Allerdings ist das mit Kosten verbunden und die Verantwortung bleibt innerhalb des Betriebes. Viel besser mag es unter Berücksichtigung der oben angeführten Gründe zu sein, die Lohnabrechnung an einen Spezialisten auszulagern.

Kosten- und Ressourcenersparnis durch Outsourcing

Man spart nicht nur eine Menge Zeit bei der Arbeit ein, sondern braucht sich zum Beispiel auch nicht um die Weiterbildung der Mitarbeiter in der Lohnabrechnung zu kümmern. Gerade die Gesetzeslast ist enorm in diesem Bereich. Darauf wurde bereits weiter oben kurz hingewiesen. Die Vorteile der ausgelagerten Buchhaltung liegen damit in einer zeitsparenden, nach aktuellen Gesetzen durchgeführten Lohnabrechnung. Dadurch lassen sich die Kostenvorteile auch nicht nur auf die durchgeführte Arbeit reduzieren. Man lagert auch die Abhängigkeit aus und lindert das Risiko eines Kontrollverlusts. Die Kommunikation wird weniger umständlich. Das betrifft insbesondere den Begriff der Datensicherheit. Sie ersparen sich Investitionskosten in die Datensicherheit und können dadurch auch betriebsintern punkten.

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