Selbstständige stellen ihre Leistungen in Rechnung, wie auch alle normalen Unternehmen. Die Rechnung übernimmt dabei einige wichtige Funktionen, die auf den ersten Blick nicht direkt klar werden:
- Beleg für die Steuer
- Beleg für den Kunden
- Nachweis über Umsatzsteuer
Um diese Funktionen erfüllen zu können, müssen einige Dinge auf der Rechnung vermerkt sein:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Name und Anschrift des Empfängers
- Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID (mehr dazu unten)
- Datum der Rechnungserstellung
- Eine Rechnungsnummer
- Beschreibung der Ware oder Dienstleistung (Menge, Umfang und Art)
- Leistungszeitraum
- Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
- Steuersatz
Zudem solltest Du immer ein Zahlungsziel angeben. Ausgestellte Rechnungen musst Du in der Regel zehn Jahre lang nach Ausstellung aufbewahren.
Wenn Du Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung machst und keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aufführst, dann musst Du dies auch ausweisen. Fehlt auf deiner Rechnung dieser Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, so musst Du Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID?
Leider gibt es in Deutschland und Europa zwei Nummern zur steuerlichen Identifikation: Die Steuernummer, auch Steuer-ID genannt, und die Umsatzsteuer-ID. Sie dienen im Grunde demselben Zweck, nämlich der Identifikation eines Unternehmens. Daher muss also immer mindestens eine dieser beiden Nummern auf einer ausgestellten Rechnung angegeben sein.
Wenn Du eine Rechnung an ein Unternehmen oder eine Person mit Sitz in Deutschland ausstellst, reicht die Steuernummer. Diese setzt sich aus elf Ziffern zusammen, die mit der Nummer des ausstellenden Finanzamtes beginnt. Weitere Informationen zur Steuer-ID und wo Du sie findest, liefert dir das Internet oder das Finanzamt.
Die Umsatzsteuer-ID wird für Kunden benötigt, die ihren Sitz im europäischen Ausland haben. Kommt es zum Geschäft zwischen zwei Unternehmen in unterschiedlichen EU-Ländern, die beide umsatzsteuerpflichtig sind, dann handelt es sich um ein Reverse-Charge Verfahren. Eine Rechnung, die normalerweise Umsatzsteuer enthalten würde, darf in diesem Fall nur ohne ausgestellt werden. Wie auch die Steuernummer besteht die Umsatzsteuer-ID aus elf Ziffern, beginnend mit dem Länderkennzeichnen, zum Beispiel DE für Deutschland.
Wenn Du also deine Rechnungen generell ohne Umsatzsteuer ausstellst, dann brauchst Du auch keine Umsatzsteuer-ID. Dir genügt so die Steuernummer.