Getting things done. Weniger merken, mehr erledigen!

Konzentriert an einem Projekt arbeiten zu können, ist fantastisch. Doch häufig schaut unser Alltag ganz anders aus. Wir jonglieren ein duzend Projekte parallel und die Post-Its mit Aufgaben, die wir nicht vergessen dürfen, liegen und stapeln sich gefühlt überall.

So kommt es, dass wir unsere Aufgaben stets auf den letzten Drücker erledigen, unsere Gedanken ständig – bevorzugt nachts und beim Yoga – um die offenen Aufgaben kreisen und wir uns überfordert fühlen in Anbetracht dessen, was wir alles zu tun haben.

Inspiriert durch meine Kollegin Yvonne habe ich mich in der letzten Woche mit der Methode Getting Things Done (kurz GTD) auseinandergesetzt. Besonders in der Woche vor dem Urlaub wächst meine To Do Liste unaufhaltsam. Daher habe ich GTD direkt ausprobiert und möchte meine ersten Erfahrungen mit dir teilen.

Getting Things Done

Getting Things Done (auf deutsch: die Dinge geregelt/erledigt bekommen) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzer*innen stressfreie Produktivität ermöglichen soll.

Das Grundprinzip der Methode lautet: Aus dem Kopf auf das Papier (analog oder digital). Die wesentliche Entlastung besteht darin, sich die Dinge nicht mehr zu merken, so dass der Kopf frei ist, um sich auf die Aufgabe im Moment zu konzentrieren. Das steigert die Produktivität und beruhigt den Schlaf.

„Your mind is for having ideas, not holding them.“
(David Allen)

Unser Gehirn ist dafür gemacht, Ideen zu entwickeln und nicht dafür, sich diese zu merken.

Die Methode baut auf 5 Schritten auf:

1. Sammeln
2. Verarbeiten
3. Organisieren
4. Durchsehen
5. Erledigen

Schritt 1: Sammeln

Zunächst geht es darum, alle anstehenden Aufgaben, Termine und Ideen zu sammeln und schriftlich festzuhalten. Anfangs kann dieser Schritt parallel zu deiner Arbeit ein paar Tage in Anspruch nehmen bis alle Tätigkeiten in den sogenannten „Eingangskörben“ bzw. Ordnungssystemen erfasst wurden. Mit der Zeit geschieht das bereits in dem Moment, wenn eine neue Aufgabe, eine neue Idee oder ein neuer Termin aufpoppt.

Schritt 2: Verarbeiten

Bei jedem „Eingang“ stellst du dir folgende Fragen:

• Ist eine Handlung von mir erforderlich?
• Um was für eine Aufgabe handelt es sich?
• Was ist der konkrete nächste Schritt?

Auf die erste Frage gibt es nur zwei Antworten: JA oder NEIN. Falls JA, frage dich, wieviel Zeit diese Aufgabe braucht. Wenn es weniger als zwei Minuten deiner Zeit braucht, diese Aufgabe zu erledigen, tue es sofort!

Falls mehr Zeit erforderlich ist, ergänze diese Aufgabe auf einer Aufgabenliste (mehr dazu im dritten Schritt).

Falls deinerseits keine Aktion möglich oder erforderlich ist, entscheide dich für eine der vier Optionen:

• Entsorgen, z.B. eine Email in den Papierkorb
• Archivieren, falls du diese Information später noch einmal benötigen solltest.
• Vertagen, setze die Aufgabe auf die „Irgendwann/Vielleicht“-Liste, wenn du dafür momentan keine Zeit hast, jedoch die Idee nicht verloren gehen soll

Diesen ersten Schritt wiederholst du kontinuierlich für alle Eingänge.

Schritt 3: Organisieren

Alle Eingänge, die eine Handlung erfordern und mehr als 2 Minuten Zeitaufwand benötigen, werden in das GTD-System einsortiert.

Termine werden im Kalender eingetragen.

Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern, sind ein Projekt und landen auf der Projektliste.
Eine entscheidende Frage lautet: Was ist der nächste Schritt?

Diese zu erledigende Aufgaben kommen auf die „Nächste Schritte Liste„.

Für Aufgaben, die ähnliche Aktionen erfordern, wie z.B. Einkäufe oder Anrufe, kannst du kontextbezogene Listen anlegen: eine Einkaufsliste und Anrufliste.

Setze die Aufgaben auf die „Erinnerungs-/Warte auf“-Liste, wenn du etwas delegiert hast und/oder auf eine Rückmeldung von anderen Personen wartest.

Schritt 4: Durchsehen

Zwar hast du mit dem dritten Schritt einen Überblick. Jedoch braucht es regelmäßige Zeiten zum Sichten der Listen, um diese aktuell zu halten.

Werfe täglich morgens oder abends einen Blick auf deine Projekt- und Aufgabenlisten. Überlege dir bei den Projekten, was ist heute dein nächster Schritt und ergänze diesen auf der Aufgabenliste.

Plane dir wöchentlich Zeit für diesen Überblick ein. Sind alle Aufgaben sinnvoll organisiert.

Reflektiere einmal monatlich deine (kurzfristigen) Ziele. Tragen die Aufgaben auf deiner Liste dazu bei, dich deinen Zielen anzunähern oder halten sie dich lediglich beschäftigt? Bist du gestaltend unterwegs oder lediglich im Reaktionsmodus?

Schritt 5: Erledigen

In diesem Schritt heißt es Ärmel hochkrempeln und machen. In deinem Kalender stehen alle Termine. Auf der „Nächste Schritte“-Liste stehen alle Aufgaben, die als nächstes zu erledigen sind. Deine kontextbezogenen Liste, wie z.B. deine Anruf- und Einkaufsliste, sagen dir, wen du kontaktieren solltest und was du einkaufen musst.

Was du als erstes angehst, entscheidet:

• die Priorität
• die verfügbare Zeit
• die verfügbare Energie
• der Kontext, wo bist du gerade und was kannst du hier erledigen.

„If you don’t pay appropriate attention to what has your attention,
it will take more of your attention than it deserves.“
(David Allen)

Widme dem, was du gerade tust deine volle Aufmerksamkeit.
Anderenfalls wird es mehr Aufmerksamkeit von dir benötigen, als es verdient.

Gehe durch deine Liste der nächsten Schritte und hake ab, was du erledigt hast.

…

Mit jedem Schritt voran kommen neue Aufgaben auf dich zu. Sammle (1), verarbeite (2) und organisiere (3) diese möglichst direkt in dein System.

Mein Fazit nach einer Woche

Getting Things Done schafft einen umfassenden Überblick, was tatsächlich alles auf der Agenda steht. Am Anfang braucht es Zeit, den Status Quo zu erfassen. Doch nach einer Woche habe ich neue Eingänge direkt einsortiert.

Durch das Erfassen aller noch so kleinen Aufgaben habe ich mich im ersten Augenblick erschlagen gefühlt. Gleichzeitig ermöglicht es dieser Überblick, die eigene Zeit realistischer zu planen.

Eine Projektliste führe ich schon länger. Mein Kanban Board diente mir bislang als Überblick. Die Liste der nächsten Schritte hat sich für mich als besonders hilfreich herausgestellt. Dadurch werden große Aufgaben in kleine, verdaubare/machbare Häppchen zerlegt. Das fühlt sich direkt leichtgängiger an und hilft gegen Aufschieberitis.

Auch das Clustern der Aufgaben nach Kontexten ist sinnvoll. Ich z.B. telefoniere nicht gern. Doch alle Anrufe zusammenzufassen und in einen Rutsch zu erledigen, fühlt sich besser an als verteilt über den Tag zu telefonieren.

Was mir in der Methode fehlt ist das Priorisieren der Aufgaben. Eventuell bin ich auch noch nicht tief genug vorgedrungen. Doch an dem Punkt vermisse ich einen Ansatz, um nicht einfach nur irgendwelche Themen abzuhaken. Verbunden mit einer persönlichen Reflexion dazu, was du wirklich willst, ist GTD hilfreich, um nicht nur Träume, Wünsche und Ideen zu haben, sondern diese auch umzusetzen.

Dazu sollten wir regelmäßig die für uns persönlich wichtigen Projekte und Aufgaben von der Irgendwann/Vielleicht-Liste auf die Liste der nächsten Schritte setzen.

Ich wünsche dir mehr Raum fürs kreative Denken,
Katja

P.S. Ich habe in dem Zuge meine To-Do-Liste in Love-To-Do-Liste umbenannt.