Eines vorweg, eine Rechnung per E-Mail zu versenden ist rechtlich absolut gültig und zulässig. Aber ist es auch sinnvoll eine Rechnung per Email zu versenden?
Die allgemeine Weisheit sagt, wer eine Rechnung per E-Mail verschickt spart Geld und Zeit. Dieser Aussage kann auf jeden Fall zugestimmt werden, da das versenden per Brief abgesehen von Porto darüber hinaus auch Materialkosten verursacht.
Infolgedessen macht es daher erst mal absolut Sinn Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden. Gerade für Kleinbetragsrechnungen, schließlich entfallen hier die proportional hohen Betriebsausgaben für Papier, Briefumschlag und Porto.
Was ist die Kehrseite der Medaille wenn Rechnungen per E-Mail versendet werden?
Wenn Sie Rechnungen per Mail versenden stellt sich allerdings die Frage, ob Sie damit Ihre Rechnungen auch schneller bezahlt bekommen?
Erst mal werden Sie sagen ja, denn die Rechnungen erreichen den Empfänger per E-Mail sofort und dieser kann umgehend darauf reagieren. Folglich sollte dies zu einem schnelleren Geldeingang auf Ihrem Konto führen.
Bei vielen Zeitgenossen wird dies auch funktionieren – aber leider nicht bei allen. Denn ein Blick auf viele Posteingangsfächer zeigt eine andere Realität. Mitunter sind hunderte von ungelesener E-Mails keine Seltenheit. Möglicherweise übersieht also der Empfänger Ihre E-Mail beziehungsweise findet diese nicht mehr in seinem überfüllten Postfach.
Was also tun um Rechnungen schneller bezahlt bekommen?
Nichtsdestotrotz gibt es einen einfachen Weg das Rechnungen schneller bezahlt sind. Folgerichtig versenden Sie Rechnungen sowohl als E-Mail als auch per Post – frei nach dem Sprichwort „doppelt hält besser“.
Es spricht nämlich absolut nichts dagegen Ihrem Kunden eine Rechnung auf zwei Wegen zukommen zu lassen. Somit profitieren Sie von den Vorteilen beider Versandmöglichkeiten.
Durch die E-Mail Versendung ist die Rechnung vom Empfänger zügig bearbeitet. Obendrein ist durch den Postversand sicher gestellt, dass der Empfänger ein Schriftstück in der Hand hat. Er ist dadurch an die Begleichung der Rechnung erinnert.
Papierrechnungen verursachen aber eine ganze Reihe an Kosten?
Richtig – diese müssen gedruckt, eingetütet, frankiert und zur Post gebracht werden. Eine Studie hat ergeben, dass für eine herkömmlich hergestellte Papierrechnung rund € 6,40 an Kosten inklusive kalkulierter Arbeitszeit entstehen. Richtigerweise werden Sie sich fragen, lohnt sich das dann überhaupt?
Ja – denn mit den richtigen Softwaretools automatisieren Sie diesen Prozess und senken dadurch die durchschnittlichen Kosten für den Rechnungsversand auf rund einen Euro (€ 1,–) pro Brief.
Tools zur Geschäftspost Abwicklung vorgestellt
Das drucken, eintüten, frankieren und zur „Post“ bringen erledigen schnell und kostengünstig Softwaretools zur Geschäftspost Abwicklung. Diese Tools werden ganz einfach als normaler Drucker in Windows installiert.
Wenn Sie jetzt auf diesem Drucker eine Rechnung drucken, kommt – im Gegensatz zum Druck auf Ihren Bürodrucker – das Papier im Druckzentrum des Anbieters heraus, welcher dieses für Sie eintütet, frankiert und zur Post ausliefert.
Mit ConfidencePost drucken und versenden Sie ab nur 75 Cent (zzgl. USt.) Rechnungen, Mahnungen oder andere Tagespost als echte Briefe mit der Deutschen Post.
Mit Fax.de drucken und versenden Sie Briefe und Faxe. Kosten für einen kompletten Brief inklusive Porto ab 1,09 €.
Fazit
In vielen Fällen ist es sinnvoll Rechnungen sowohl als E-Mail als auch per Post zu versenden. Wie immer im Leben ist auch hier der gesunde Menschenverstand gefragt. Für eine Kleinbetragsrechnung oder Rechnungen an gefestigte Geschäftskontakte können Sie selbstverständlich darauf verzichten. Wenn es sich um größere Beträge handelt, ist der kleine Portoeinsatz meistens bestens angelegt.
Tipp
Die richtige Formulierung wenn Sie eine Rechnung per email versenden: Dankesfloskel: ...vielen Dank für Ihre Bestellung. Formulierung nur per E-Mail: Im Anhang finden Sie Ihre Rechnung mit der Bitte um Überweisung auf folgendes Konto: ...
Formulierung per E-Mail & Post: Im Anhang finden Sie Ihre Rechnung (die Rechnung geht Ihnen parallel auch nochmals auf dem Postweg zu) mit der Bitte um Überweisung auf folgendes Konto: ...
Damit Sie den Text Ihrer E-Mails nicht jedes Mal neu tippen müssen, können Sie beliebig Textbausteine und Muster Anschreiben vordefinieren und diese per Klick einfügen.
Gedanken Anstoß
Überlegen Sie auch diese Methode beispielsweise für Angebote anzuwenden. Versenden Sie ein Angebot direkt per E-Mail und senden dieses ebenfalls direkt in Papierform nach. Ihr Kunde ist somit automatisch nach Erhalt der Postsendung an Sie erinnert – so gewinnen Sie einen echten Wettbewerbsvorteil.
Links
https://www.successcontrol.de/500-briefe-in-5-minuten/